การเขียนหนังสือราชการ

การเขียนหนังสือราชการ” ไม่ค่อยจะมีสอนในสถานศึกษาแห่งใด ให้ถึงระดับที่เรียกว่าเขียนดี ข้าราชการการแต่ละคนจึงต้องเรียนการเขียนหนังสือราชการจากหัวหน้า ศึกษาจากเรื่องเดิมกันตลอด ดังนั้น ฉัน จึงได้เสนอวิธีปฏิบัติเพื่อแก้ปัญหาดังกล่าว
เทคนิควิธีปฏิบัติ
การเขียนหนังสือราชการที่ดีควรมีการร่างเสียก่อน โดยผู้ร่างต้องศึกษาเรื่องให้รู้และเข้าใจอย่างแจ่มแจ้ง และจับประเด็นที่เป็นเหตุ และความมุ่งหมายของการเขียน (ซึ่งเป็นผล) ว่าจะเขียนไปเพื่ออะไร วางเค้าโครงไว้ในใจ แล้วลงมือร่างโดยลำดับวรรคตอนดังนี้
‏א. วรรคแรก ขึ้นต้นเริ่มใจความที่เป็นเหตุก่อน เหตุที่ว่านี้อาจมาจากหลายทาง
เช่น 1. จากผู้มีหนังสือไปเอง โดยปรากฎข้อเท็จจริงอย่างใดอย่างหนึ่ง หรือผู้มีหนังสือไปมีความประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่ง ตัวอย่าง 1.1 “เนื่องจากได้ทราบว่า ท่านมีความประสงค์จะบริจาค… ให้แก่…”
1.2 “ตามหนังสือที่อ้างถึง จังหวัดได้ขอความอนุเคราะห์…นั้น”
1.3 “อนุสนธิหนังสือสำนักงาน ก.พ.ที่อ้างถึง แจ้งมติว่า…นั้น”
2. จากบุคคลภายนอก โดยบุคคลภายนอกเขาว่ามา หรือขอมา ตัวอย่าง
2.1 “ด้วยกรม…แจ้งมาว่า…”
2.2 “ด้วยนาย…ได้ยื่นเรื่องราวให้พิจารณา…”
3 จากสาเหตุที่ปรากฎขึ้นเอง เช่น ความเสียหายเกิดขึ้น ตัวอย่าง
3.1 “ด้วยได้เกิดอุทกภัยที่…”
3.2 “ด้วยเครื่องพิมพ์ดีดของ…หายไป 1 เครื่อง”
3.3 “ตามที่ได้มีข่าวในหนังสือพิมพ์ ว่า…นั้น”ข้อสังเกต
1. แบบที่ยกเหตุขึ้นมาใหม่ โดยไม่ได้อ้างเรื่องที่เคยติดต่อกับผู้รับหนังสือมาก่อน จะขึ้นต้นด้วยคำว่า “ด้วย” หรือ “เนื่องจาก” และไม่มีคำว่า “นั้น” ท้ายวรรค
2. แบบที่อ้างถึงเรื่องเดิมที่เคยติดต่อกันมา หรือเป็นที่ทราบกันอยู่ก่อน ซึ่งจะขึ้นต้นด้วยคำว่า “ตาม” หรือ “ตามที่” หรือ “อนุสนธิ” แล้วจะต้องลงท้ายวรรคด้วยคำว่า “นั้น”‏ב

. วรรคที่สอง เป็นข้อความที่เป็นผล หรือ คำขอ คำสั่ง คำอนุมัติ หรือ ข้อตกลง ถ้ามีหลายข้อ ให้แยกเป็นข้อ ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย ความใดท้าวความถึงกฎหมาย ระเบียบ คำสั่ง หรือเรื่องตัวอย่าง ควรพยายามระบุให้ชัดเจน พอที่ฝ่ายผู้รับจะค้นมาตรวจสอบได้สะดวก (ข้อควรคำนึง คือ ให้ผู้รับหนังสือเข้าใจถูกต้องตามความประสงค์ที่มีหนังสือไป) ตัวอย่าง
1. “เนื่องจากได้ทราบว่าท่านมีความประสงค์จะบริจาค…ให้แก่…สำนักงาน…จึงได้ให้นาย นาง นางสาว…เจ้าหน้าที่… ผู้ถือหนังสือนี้ มาพบท่านเพื่อปรึกษาตกลงในรายละเอียดที่จะดำเนินการเรื่องนี้ ให้เป็นที่เรียบร้อยตามความประสงค์ของท่าน ต่อไป”
2. “ด้วยจังหวัดมีความประสงค์ที่จะได้หลักสูตรของโรงเรียน…ไปเพื่อ…จึงเรียนมาเพื่อขอความอนุเคราะห์กรม…ได้โปรดจัดส่งหลักสูตรดังกล่าวให้จังหวัด จำนวน 1 ชุดด้วย จักขอบคุณมาก”
3. “ตามหนังสือที่อ้างถึง จังหวัดได้ขอความอนุเคราะห์…นั้น บัดนี้ เวลาล่วงเลยมานานแล้ว จังหวัดยังไม่ได้รับทราบผลการพิจารณาเรื่องนี้แต่ประการใด จึงเรียนเตือนมาเพื่อขอได้โปรดพิจารณา และแจ้งผลให้จังหวัดทราบด้วย จักขอบคุณมาก” ‏ג

. วรรคสุดท้าย เป็นข้อความที่ลงท้าย ของหนังสือราชการ ตัวอย่าง
1. “ตามที่ท่านขอให้จังหวัดดำเนินการ…นั้น จังหวัดได้แจ้งให้…เพื่อดำเนินการตามความประสงค์ของท่านแล้ว แต่…แจ้งว่า ขณะนี้กำลังอยู่ในระหว่างปิดภาคเรียน ต้องรอไปอีกประมาณ 2 เดือน ก็จะแล้วเสร็จ จึงเรียนมาเพื่อทราบ”“ตามที่ท่านแจ้งว่า…นั้นสำนักงาน…ได้แจ้งให้…ทราบ และดำเนินการตามความประสงค์ของท่านแล้วจึงเรียนมาเพื่อทราบ” ในการร่างหนังสือราชการนั้น นอกจากจะขึ้นต้น ลงท้าย และลำดับวรรคตอนให้ถูกต้องแล้ว ยังควรยึดหลักสำคัญบางประการ ดังนี้ ถูกต้องทั้งหลักภาษาไทย (หลักไวยากรณ์) และถูกหลักความนิยม ได้สาระสมบูรณ์และสิ้นกระแสความ ได้ความชัดเจน กะทัดรัด ไม่เยิ่นเย้อ ลำดับความได้ดี แต่ละวรรคตอนเป็นเอกภาพ มีความสัมพันธ์กลมกลื่นกัน ได้ความตรงตามประเด็น เน้นจุดที่ต้องการ ถ้อยคำสุภาพ และบรรลุจุดประสงค์ตามที่ต้องการ สิ่งที่พึงสังวร ไม่ควรใช้ “คำบังคับ” ในหนังสือที่มีไปถึงบุคคลหรือผู้ดำรงตำแหน่งที่อยู่ใต้บังคับบัญชา ควรเปลี่ยนเป็นใช้ “คำขอร้อง” หรือ “ขอความร่วมมือ” แทน เช่นคำบังคับ เปลี่ยนเป็น(คำขอร้อง)ขอให้ส่ง โปรดส่ง
ให้ท่านไปติดต่อ โปรดไปติดต่อ
โปรดอนุญาตให้ตามความประสงค์ด้วย โปรดพิจารณาอนุญาตด้วยขอตั้งข้อสังเกตว่า ขอซ้อมความเข้าใจว่า

สรุป
1. เขียนเรื่องอะไร (เช่น เชิญ บอกให้ทราบ ถาม ตอบ ฯลฯ)
2. เขียนถึงใคร (เช่น ผู้ใหญ่ ผู้บังคับบัญชา ผู้เสมอกัน ผู้รับบริการทั่วไป ผู้ใต้บังคับบัญชา ฯลฯ)
3. เขียนทำไม (เช่น ขอความร่วมมือ ให้เขาเข้าใจ ให้เขาพิจารณา ให้เขาทราบ ให้เขาปฏิบัติให้พึงสังวรระมัดระวัง ฯลฯ)เขียนอย่างไร (เช่น ให้บรรลุจุดประสงค์ตามที่ต้องการ)
หวังว่าคงจะเป็นประโยชน์กับเพื่อนๆที่ทำงานในหน่วยงานราชการนะคะ
ไม่อยากจะบอกเลยว่า ทำงานในหน่วยงานราชการมาได้เกือบ2ปีแล้ว
แต่ว่าก็ยังไม่คล่องเหมือนกันกะการเขียนหนังสือราชการอะ คงต้องฝึกฝนไปเรื่อยๆอะ
และอีกอย่างงานที่รับผิดชอบก็ไม่ค่อยได้ร่างหนังสือราชการด้วย เลยไม่ค่อยฝึกฝนสักเท่าไหร่ค่ะ